関西・大阪を中心に展開するカンプリグループのスキャニング・入力業務・デジタル化専門事業部です。
株式会社カンプリ
デジタルドキュメントサービス事業部

〒569-0072
大阪市中央区北浜1-3-14-3F
[地図]

TEL 06-4963-3345 
FAX 06-4963-3375
E-mail :dds@kanpuri.co.jp
【取得資格】
・ファイリングデザイナー ・文書情報管理士
・電子ファイリング検定

当事業部は、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の標準規格であるISO27001認証取得しております

 

 

大量文書をPCで管理、検索できる

 書庫などに蓄積された大量の図面や書類の中から目的のものを見つけ出すのはとても大変な労力です。その解決策として文書を電子化して管理するデジタルファイリングを当社は推進致しております。
 2005年4月に施行された「e-文書法」により、民間での紙による文書は、税務関係書類も含め、原則として全て電子保存が可能となりました。日本経団連では、経済界全体の紙による文書コストは、年間約3000億円と試算しており、文書の電子化によるコスト削減は、大きなメリットになると言えます。
 電子化への投資は、機器の購入や人件費の問題等で自社で執り行なうにはいろいろと負担が大きいかと思われますが、当社に作業をご依頼いただければ、用途に応じた最適なデータ作成と管理方法を短期間で安価にご提供致します。
 デジタルファイリングに関するご質問等がございましたらば、お気軽にお問合せ下さい。

 

 

■電子化の目的って?                                   ▲ページ先頭へ

1.情報の保管場所不明
 
 引き出しやダンボール等に保管した多くの文書の中から目的の文書を探すのですが、なかなかそれが見つからない。あるいは、文書の保管した場所が分からなくなってしまった等、文書を見つけるまでの時間が非常にかかって困っている。

→文書を電子化していれば、コンピュータで文書を管理しますので、コンピュータからの検索機能を利用し、すぐに目的の文書が見つけることができます。

2.検索に時間がかかる
 
 文書を保管している場所は分かっているので、目的の文書を取り出すことにしましたが、ダンボール箱等に保管していると目的の文書の箱を開けるまでに必要の無い箱を移動させたりするような手間がかかります。目的の文書を手にした後でも、なかなか知りたい情報を見つけることができずに時間を浪費してしまうことがあります。

→文書を電子化していれば、コンピュータから目的の文書のみを抽出することが可能になります。また、文書の文中に対して、コンピュータの検索機能を使えば、目的の情報を瞬時に検索することができます。

3.書類の保管場所不足

 文書は、放っておくと無限大に蓄積されていきます。文書の入ったダンボール箱を保管するのに書庫の棚が足りなくなってくると、通路などに山積みにされることも珍しくありません。そうなってしまっては、必要な時に目的の文書を探すことも大変です。

→文書を電子化して、電子化した文書を廃棄すれば、新たな収納スペースを確保することができます。例として、A4サイズの10000〜20000枚の文書をCD1枚に収めることが可能です。

4.書類の個人保管

 文書は、個人で保管している状態では、情報の共有ができません。情報を共有する為には、文書を必要としている人の数だけコピーを取る作業が生じて、その作業だけでも一仕事ですし、多くの用紙を浪費することにもなります。

→文書を電子化していれば、コンピュータを通して文書を共有することができるので、その文書を必要としている人数分のコピーを取る手間を省くことができます。また、その文書を必要とする人がコンピュータから直接文書を閲覧することで事足りれば、用紙の節約にもなります。

 

■電子化のメリットって?                                  ▲ページ先頭へ

・保管スペースの削減で社内空間の有効活用が可能!
・コンピューターによって文書を管理するので検索力が向上!
・複数の人が同じデータを共有することが可能で人数分のコピーが不要!
・欲しいデータだけをプリントすれば用紙節約にもなり経済的!

 

■電子化によるコスト削減                                 ▲ページ先頭へ
参考例

・文書の保管形態:文書保存箱6箱 ファイル24冊
・文書のサイズ:A4
・文書の件数:1,000件(1文書につき平均で約10枚)
・文書の総枚数:1,000件×10枚=約10,000枚

上記の条件で、1日あたり10件の検索を実施→年間で10件×250日=2,500枚
人件費は、1時間あたり6,000円とすると・・・以下のような計算になります

 

紙によるファイリング 電子化によるファイリング
検索コスト

6,000円/60分×4分×2,500枚=1,000,000円/年

6,000円/60分×1分×2,500枚=250,000円/年

保管コスト

自社地下倉庫
文書保存箱2箱でキャビネット1段、1段当たり2,000円

文書保存箱6箱の場合
6箱/2箱×2,000円×12ヶ月=72,000円/年 

検索用PC一式のスペース費用が約12,000円/月

12,000円x12ヶ月=144,000円/年

ランニングコスト

検索コスト1,000,000円+保管コスト72,000円

合計:1,072,000円/年

検索コスト250,000円+保管コスト144,000円

合計:394,000円/年

電子化コスト

前処理・後処理(ホッチキス等):1,000件×180円=180,000円
A4モノクロスキャニング200dpi:10,000枚×20円=200,000円
スキャン画像検査:10,000枚×25円=250,000円
ファイル結合・整理:10,000枚×15円=150,000円
ファイル名入力:1,000件×50円=50,000円
フォルダ格納:1,000件×15円=15,000円
CD-R作成(ラベル印字込み):1枚×3,000円=3,000円

合計:848,000円

848,000円/(1,072,000円−394,000円)=1.3年

約1年間でコスト削減の効果が見込まれる計算になります

※あくまで当社における試算例です。

 

■いろいろな方法で手軽にファイリング                          ▲ページ先頭へ

 PDFの標準機能であるしおり検索項目やリンクツールを使ったPDF内・PDF間での相互リンクの設定を行なうことによって、目的の文書を表示させます。

 目的のデータを瞬時に表示できる検索項目を入力したリンクシートをExcel等の表計算ソフトやAccess等のデータベースソフトのハイパーリンク機能を利用して作成します。

 ファイリングソフト使った本格的なデータベース作成のお手伝いを致します。当社では、株式会社インフォロジー社製の電子ファイリングソフト「Cabit!」を使用致します。
 「Cabit!」は、これまで慣れ親しんで来た「紙」を扱うような管理方法で操作できますので、誰にでも簡単に手軽に扱えるファイリングシステムです。

 

■CabIT!の紹介                                       ▲ページ先頭へ
 

[基本画面]

 実際のオフィスの書類キャビネットで図面や書類を扱うのと同じように、ドロア(引出し)→バインダ→見出しの3階層でデータを管理します。
 見出しは、サムネイル(簡易縮小画像)表示されますので、データを視覚的に扱うことができます。

[閲覧]

 データの表示方法は、サムネイル表示/リスト表示/カード表示の3種類。目的のデータをダブルクリックするだけでビューアが起動されます。

 

[検索]

 「データ情報カード」には「タイトル」「作成者」「分類」といった各項目が用意されており、「分類」の入力項目には、フリーなキーワードを5個まで設定できます。これらの項目をあらかじめ入力しておけば、目的のデータの検索が容易になり、ファイリングシステムが更に向上します。

[配布]

 作成したバインダーをビューア付きでCD-Rなどのメディアに書き込みしお渡し致します。ビューアの配布にライセンスは不要です。

 

■デジタルファイリング作業におけるスキャニング価格 ※基本料金 6,000円   ▲ページ先頭へ

 

オールモノクロ TIFF/PDF ※税別 オールカラー JPEG/PDF ※税別
解像度 200dpi 300dpi 400dpi 600dpi 200dpi 300dpi 400dpi 600dpi
A4 15円 15円 25円 25円 20円 20円 30円 30円
A3 25円 25円 35円 35円 30円 30円 40円 40円
モノクロ(カラーと混載の場合) TIFF/PDF ※税別 カラー(モノクロと混載の場合) JPEG/PDF ※税別
解像度 200dpi 300dpi 400dpi 600dpi 200dpi 300dpi 400dpi 600dpi
A4 20円 20円 30円 30円 30円 30円 40円 40円
A3 30円 30円 40円 40円 40円 40円 50円 50円

※上記の価格は、スキャニング作業のみの価格としては適用致しません。
※上記の価格は、自動送り装置で作業した場合の1枚単価です。
※手置き作業の場合、15円増し、但し無線綴じ原稿の場合、モノクロは100円増し、カラーは180円増しになります。
※別途、品質保持の為、画像検査料として、1枚につき25円をいただいております。

 

大型モノクロ(シート状) TIFF/PDF ※税別 大型カラー(シート状) JPEG/PDF ※税別
解像度 200dpi 300dpi 400dpi 600dpi 200dpi 300dpi 400dpi 600dpi
A2 200円 300円 400円 600円 400円 600円 800円 1,200円
A1 300円 400円 600円 800円 600円 800円 1,200円 1,600円
A0 400円 600円 800円 1,200円 800円 1,200円 1,600円 2,400円

※上記の料金は、スキャニング作業のみの価格としては適用致しません。
※別途、品質保持の為、画像検査料として、1枚につき25円をいただいております。

 

スキャニングに付随するその他の作業料金 ※税別
項目 料金 備考
イメージデータの枠消し処理 1ページ 100円
イメージデータの傾き補正 1ページ 150円
イメージデータのノイズ除去 1ページ 300円
シングルデータのマルチデータ化 1ページ 15円
マルチデータのシングルデータ化 1ページ 15円
イメージデータのPDF化 1ページ 15円
イメージデータのフォルダ格納 1ファイル 15円
ファイルのリネーム処理(10文字程度) 1ファイル 50円
PDFの「しおり」もしくは「リンク」の設定 1件 150円
原稿のホッチキス外し 1件 90円
原稿のホッチキス留め 1件 90円
メディア書き込み料(レーベル印刷は含まず) 1枚 500円

※各項目は、一例です。その他の作業については、お問合せ下さい。

 

 

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